Wirtualna asystentka – co robi?

asystentka

Wirtualna asystenta to profesja, o której coraz częściej słychać. Wiele firm przenosi się do sieci i potrzebuje kogoś, kto pomoże im w organizacji pracy. Czym zajmuje się wirtualna asystentka? Kiedy warto się do niej zwrócić? Czy istnieje agencja wirtualnych asystentek?

Wirtualna asystentka – kto to?

Wirtualna asystentka albo asystent jest osobą, która pomaga swoim zleceniodawcom w organizacji pracy online. Obowiązki wirtualnej asystentki są zależne od współpracy, jaką podejmuje z daną firmą. Taka osoba może mieć szeroki wachlarz umiejętności i zajmować się np. organizacją mediów społecznościowych danej firmy, czy obsługą klienta np. mailową. Wirtualna asystentka jak sama nazwa wskazuje to osoba, która pracuje głównie zdalnie. Taką formą pracy zajmują się zazwyczaj freelancerzy, choć istnieją też wirtualne asystentki pracujące na etat czy umowę zlecenie.

Wirtualna asystentka – co należy do obowiązków?

W zależności od tego, jaką formę współpracy podejmuje wirtualna asystentka, jej zakres usług może być różny. Zwykle niezależnie od umowy łączącej ją z pracodawcą zajmuje się administracją. Jednak to, co robi wirtualna asystentka w rzeczywistości, jest zazwyczaj dużo bardziej rozbudowane. Zdarza się, że wirtualne asystentki specjalizują się w konkretnych dziedzinach i to właśnie w nich podejmują zatrudnienie. Mogą to być takie formy współpracy jak obsługa stron WWW, rekrutacja w firmie, zajmowanie się PR-em czy marketingiem.

Wirtualna asystentka – podstawowe obowiązki

W przypadku, gdy wirtualna asystentka nie ma konkretnej specjalizacji wciąż może pełnić wybraną funkcję. Co robi wirtualna asystentka w takim wypadku? Do głównych, podstawowych obowiązków wirtualnych asystentek szczególnie na początku ich drogi w zawodzie należą m.in. praca związana z administracją i obiegiem dokumentów, tworzenie różnego typu prezentacji, obsługa klientów (w tym odpisywanie na maile i innego typu komunikacja online), wyszukiwanie potrzebnych informacji, obsługa social mediów, pisanie i korekta tekstów, które zostaną umieszczone na firmowej stronie, tworzenie raportów, a także baz danych oraz ich bieżąca aktualizacja. Wirtualne asystentki mogą również zajmować się obsługą sklepu internetowego, a także prowadzić webinary albo pomagać w przygotowaniu materiałów do nich. Często również zarządzają projektami firmy, z którą podejmują współpracę oraz zajmują się obsługą WordPressa.

Wirtualna asystentka – czy i kiedy warto skorzystać z jej usług?

Niektóre firmy wciąż zastanawiają się, czy warto skorzystać z usług wirtualnej asystentki, choć odpowiedź wydaje się oczywista. W wielu przypadkach zatrudnienie wirtualnej asystentki wspomoże i usprawni pracę w firmie. W związku z tym, że wirtualna asystentka może pracować w różnych formach, firma może zatrudnić ją na kilka, czy kilkanaście godzin miesięcznie, a nie od razu na pełny etat, jeżeli nie ma takiej potrzeby. Wirtualną asystentkę można również zatrudnić na kilka godzin, a nie od razu wiązać się z nią na kilka miesięcy, czy lat, jak to bywa w przypadku np. umów o pracę. Do tego wirtualna asystentka zazwyczaj podejmuje współpracę w związku ze swoimi umiejętnościami i specjalizacją, dlatego pracodawcy odchodzi konieczność szkolenia nowego pracownika. W znalezieniu odpowiedniej dla firmy wirtualnej asystentki może być pomocna agencja wirtualnych asystentek. 

Wirtualna asystentka – jak nią zostać?

Przed podjęciem decyzji o zostaniu wirtualną asystentką warto wiedzieć kilka rzeczy. Po pierwsze do kogo skierowana będzie oferta współpracy, jakie specjalizacje są interesujące, czy jaka branża jest w obrębie zainteresowania wybranej osoby. Warto też od razu ustalić, jaka praca nie leży w kręgu zainteresowań. Gdy już zostanie to ustalone dobrze jest nauczyć się kilku umiejętności, które będą dobrym początkiem w poszukiwaniu pracy jako wirtualna asystentka. Podstawowe umiejętności, jakimi powinna cechować się osoba, która zamierza podjąć się tej pracy to: znajomość pakietu MS Office oraz WordPressa, umiejętność posługiwania się językami obcymi (angielski to podstawa, ale lepiej specjalizować się również w innych), znajomość takich systemów jak Thunderbird oraz Gmail, a także obsługujących e-mail marketing. Kolejną kwestią jest łatwość w poruszaniu się po mediach społecznościowych, a także w korzystaniu z CRM. Przydatna będzie również umiejętność tworzenia reklam na portalach społecznościowych m.in. takich jak Facebook oraz realizacja szkoleń, czy webinarów. Te umiejętności na pewno są ważne na początku, ale należy pamiętać, że wirtualna asystentka to zawód, w którym na bieżąco trzeba się doszkalać, aby nie wypaść z obiegu. 

Back To Top